Sistem Penggajian

A.   Definisi Penggajian

Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi mendefinisikan gaji (salary) sebagai pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara perbulan.

Kegiatan / aktivitas siklus Penggajian

Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap kerena ; daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodik.

Fungsi yang terkait:

1.bagian personalia

2.bagian supervisor

3. bagian karyawan

4.bagian gaji

5.Bagian keuangan

6.bagian akuntansi

Dokumen yang di butuhkan:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, dll.

2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berupa daftar hadir biaya, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.

4. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan, dan sebagainya.

5. Rekap daftar gai dan rekap daftar upah, dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemennya, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan Gaji dan Upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gai atau upah.

7. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap karyawan dalam, amplop gaji dan upah.

8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Prosedur sistem penggajian:

1 Departemen personalia

Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring dan mengangkat karyawan. Hasil dari proses ini adalah surat pengangakata karyawan baru, yang akan didistribusikan sebagai berikut :

Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan

 Lembar ke 2 diserahkan ke bagian gaji

 Lembar ke 3 diserahkan ke penyedia atasan langsungnya

Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan surat lamaran dan referensi diarsipkan urut abjad.

2.   Supervisor

Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan baru, penyelia menyiapkan skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban pekerjaan kepada karyawan baru. Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini memeriksa tiket kerja dan kartu jam kerja. Setelah diperiksa, kartu jam kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan ke bagian akuntansi biaya.

3.  Karyawan baru 

Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh skedul kerja dai atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir karyawan akan direkan dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan langsungnya.

4. Bagian gaji

Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan pegawai baru, selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk membuat cataan gaji kumulatif, yang sementara akan diarsipkan urut abjad. Bagian ini juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membuat daftar gai sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut : lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan, dan lembar ke 2 diserahkan ke bagian akuntansi. Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

(1) mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad

(2)  memperbaharui catatan gaji kumulatif, dan

(3) mengarsipkan catatan gaji kumulatif urut abjad.

5.Bagian keuangan

Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transfer gaji untuk mengisi rekening gaji di bank dan bukti setor bank, dan menyetorkannya ke bank. Membuat dan menandatangani cek gaji serta membayarkannya kepada karyawan.

6,Bagian akuntansi

Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarsipkannya urut tanggal. Kegiatan terakhir, bagian akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke rekening buku besar.

 

Post by : Kelompok 5 Akuntansi UMBY 2015

- Avika Oktanti

- Rosa Erwina Ayu Safitri

- Rizka Putri S

- Rahmat H