Sistem Penjualan Tunai
Pengertian
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.
Sistem akuntansi penjualan tunai merupakan unsur kegiatan yang pokok dan merupakan kegiatan rutin perusahaan. Naik turunnya transaksi penjualan tunai sangat mempengaruhi penerimaan kas, yang berhubungan langsung dengan pendapatan perusahaan. Sistem akuntansi penjualan tunai meliputi jaringan prosedur, bagian – bagian yang terkait dalam penjualan tunai, dokumen yang digunakan, dan catatan akuntansi penjualan tunai serta catatan akuntansi penerimaan kas.
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.
Sistem akuntansi penjualan tunai merupakan unsur kegiatan yang pokok dan merupakan kegiatan rutin perusahaan. Naik turunnya transaksi penjualan tunai sangat mempengaruhi penerimaan kas, yang berhubungan langsung dengan pendapatan perusahaan. Sistem akuntansi penjualan tunai meliputi jaringan prosedur, bagian – bagian yang terkait dalam penjualan tunai, dokumen yang digunakan, dan catatan akuntansi penjualan tunai serta catatan akuntansi penerimaan kas.
Fungsi
yang terkait
a. Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
e. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
a. Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
e. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
3. Prosedur
yang membentuk sistem
a. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
b. Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang ari pembeli dan memberikan tanda pembayaran(berupa pita register kas & cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c. Prosedur pembungkusan/kemasan barang dan penyerahan barang
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
d. Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas serta mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kertu persediaan.
e. Prosedur penyetoran kas ke bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas menharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyatorkan yang diterima dari penjualan tunai ke bamk dalam jumlah penuh.
f. Prosedur pencatatan penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
g. Prosedur pencatatan HPP
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi HPP berdasarkan dat ayang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan HPP ke dalam jurnal umum.
4. Unit Organisasi/Fungsi yang terkait (Pelaksana)
a. Bagian Order Penjualan (Pelayan)
Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kasa.
b. Bagian Kasa
Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.
c. Bagian pembungkus
Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi.
5. Dokumen yang digunakan
a. Faktur Penjualan Tunai (FPT)
Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangka 3 antara lain :
1. Lembar 1 : Diberikan ke pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran
barang ke bagian kasa.
2. Lembar 2 : Diberikan ke bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah
penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kasa. Tembusan ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus yang ditempel di pembungkus barang untuk identitas barang.
3. Lembar 3 : Diarsip sementara berdasarkan nomor urutnya oleh bagian order
penjualan/pelayansebagai pengendali apabila nanti terjadi kejanggalan transaksi penjualan. Di samping itu juga tembusan ini berfungsi untuk pengendali penghitungan komisi dan bonus pelayan.
b. Pita Register Kas
Dokumen ini dihasilkan oleh mesin yang dioperasikan oleh bagian kasa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang. Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas.
c. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
d. Rekap HPP
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
a. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
b. Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang ari pembeli dan memberikan tanda pembayaran(berupa pita register kas & cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c. Prosedur pembungkusan/kemasan barang dan penyerahan barang
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
d. Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas serta mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kertu persediaan.
e. Prosedur penyetoran kas ke bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas menharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyatorkan yang diterima dari penjualan tunai ke bamk dalam jumlah penuh.
f. Prosedur pencatatan penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
g. Prosedur pencatatan HPP
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi HPP berdasarkan dat ayang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan HPP ke dalam jurnal umum.
4. Unit Organisasi/Fungsi yang terkait (Pelaksana)
a. Bagian Order Penjualan (Pelayan)
Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kasa.
b. Bagian Kasa
Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.
c. Bagian pembungkus
Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi.
5. Dokumen yang digunakan
a. Faktur Penjualan Tunai (FPT)
Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangka 3 antara lain :
1. Lembar 1 : Diberikan ke pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran
barang ke bagian kasa.
2. Lembar 2 : Diberikan ke bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah
penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kasa. Tembusan ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus yang ditempel di pembungkus barang untuk identitas barang.
3. Lembar 3 : Diarsip sementara berdasarkan nomor urutnya oleh bagian order
penjualan/pelayansebagai pengendali apabila nanti terjadi kejanggalan transaksi penjualan. Di samping itu juga tembusan ini berfungsi untuk pengendali penghitungan komisi dan bonus pelayan.
b. Pita Register Kas
Dokumen ini dihasilkan oleh mesin yang dioperasikan oleh bagian kasa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang. Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas.
c. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
d. Rekap HPP
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
Uraian
Kegiatan (Operatian List)
a. Bagian Order Penjualan
1. Menerima pesanan/order dari pembeli
2. Mengisi formulir Faktur Penjualan Tunai (FPT) rangkap 3.
3. Mendistribusikan FPT sebagai berikut :
Lembar 1 : diserahkan ke pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasa
Lembar 2 : dikirim ke bagian pembungkus/pengiriman barang bersamaan bersamaan
dengan barangnya.
Lembar 3 : Diarsip sementara oleh bagian order penjualan berdasarkan nomor urut FPT
untuk kepentingan penghitungan komisi/bonus dan pengendalian penjualan
barang.
a. Bagian Order Penjualan
1. Menerima pesanan/order dari pembeli
2. Mengisi formulir Faktur Penjualan Tunai (FPT) rangkap 3.
3. Mendistribusikan FPT sebagai berikut :
Lembar 1 : diserahkan ke pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasa
Lembar 2 : dikirim ke bagian pembungkus/pengiriman barang bersamaan bersamaan
dengan barangnya.
Lembar 3 : Diarsip sementara oleh bagian order penjualan berdasarkan nomor urut FPT
untuk kepentingan penghitungan komisi/bonus dan pengendalian penjualan
barang.
b. Bagian
Kasa
1. Menerima FPT lb.1 dari bagian order penjualan via pembeli
2. Menerima uang sejumlah yang tercantum dalam FPT.
3. Mengoperasikan mesin register kas untuk memeriksa kebenaran penghitungan jumlahnya dan menyelesaikan transaksi penerimaan kas sehingga menghasilkan pita register kas.
4. Membubuhkan cap “Lunas” pada FPT lb.1 dan menempelkan pita register kas pada FPT tersebut.
5. Menyerahkan FPT lb 1dan pita register kas ke pembeli untuk kepentingan pengambilan barang di bagian pembungkus.
6. Setiap hari menyetorkan seluruh penerimaan kas dari hasil penjualan hari itu atau hari kerja sebelumnya ke bank dan menerima bukti setoran dari bank.
7. Menyerahkan bukti setoran bank ke Bagian Akuntansi.
c. Bagian Pembungkus
1. Menerima FPT lb.2 dan barang yang terjual dari bagian order penjualan.
2. Memeriksa kebenaran jenis barang dengan yang tertulis pd. FPT.
3. Membungkus/mengkemas barang dan menempelkan FPT lb.2 pada pembungkusnya sebagai identitas kemasan barang sehingga siap diserahkan pada pembeli.
4. Menerima FPT lb. 1 yang sudah di cap “Lunas” dan pita register kas dari pembeli.
5. Memeriksa apakah FPT lb. 1 dari pembeli tersebut telah dicap “Lunas”.
6. Membandingkan kebenaran data yang ada di FPT lb.1 dan FPT lb. 2 yang tertempel pada pembungkus barang yang bersangkutan.
7. Menyerahkan barang berikut FPT lb.2 pada pembeli sesuai dengan yang tertera pada FPT lb. 1 dan FPT lb.2.
8. Mengirimkan FPT lb.1 berikut pita register kas-nya ke bagian akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan tunai.
1. Menerima FPT lb.1 dari bagian order penjualan via pembeli
2. Menerima uang sejumlah yang tercantum dalam FPT.
3. Mengoperasikan mesin register kas untuk memeriksa kebenaran penghitungan jumlahnya dan menyelesaikan transaksi penerimaan kas sehingga menghasilkan pita register kas.
4. Membubuhkan cap “Lunas” pada FPT lb.1 dan menempelkan pita register kas pada FPT tersebut.
5. Menyerahkan FPT lb 1dan pita register kas ke pembeli untuk kepentingan pengambilan barang di bagian pembungkus.
6. Setiap hari menyetorkan seluruh penerimaan kas dari hasil penjualan hari itu atau hari kerja sebelumnya ke bank dan menerima bukti setoran dari bank.
7. Menyerahkan bukti setoran bank ke Bagian Akuntansi.
c. Bagian Pembungkus
1. Menerima FPT lb.2 dan barang yang terjual dari bagian order penjualan.
2. Memeriksa kebenaran jenis barang dengan yang tertulis pd. FPT.
3. Membungkus/mengkemas barang dan menempelkan FPT lb.2 pada pembungkusnya sebagai identitas kemasan barang sehingga siap diserahkan pada pembeli.
4. Menerima FPT lb. 1 yang sudah di cap “Lunas” dan pita register kas dari pembeli.
5. Memeriksa apakah FPT lb. 1 dari pembeli tersebut telah dicap “Lunas”.
6. Membandingkan kebenaran data yang ada di FPT lb.1 dan FPT lb. 2 yang tertempel pada pembungkus barang yang bersangkutan.
7. Menyerahkan barang berikut FPT lb.2 pada pembeli sesuai dengan yang tertera pada FPT lb. 1 dan FPT lb.2.
8. Mengirimkan FPT lb.1 berikut pita register kas-nya ke bagian akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan tunai.
flow chart penjelasan
Di atas tersaji flowchart penjualan tunai. Agar karyawan
tidak memiliki peluang untuk melakukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya
penjualan tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang karyawan. Karyawan pertama
bertugas sebagai pramuniaga. Sedangkan karyawan kedua bertanggung jawab untuk
menerima kas dari pelanggan (kasir). Bagian pengambilan barang dapat dirangkap
oleh karyawan pertama.
Faktur penjualan tunai cukup dibuat rangkap dua.
Pramuniaga akan menyiapkan faktur dua lembar dan menyerahkan faktur ke
pelanggan. Pelanggan membawa faktur ke kasir dan membayar. Kasir menerima kas,
dan mencap lunas kedua lembar faktur. Kedua lembar faktur dibawa oleh konsumen
ke pramuniaga untuk mengambil barang. Pramuniaga mencap "telah
diambil" pada kedua faktur tersebut. Faktur lembar pertama diserahkan ke
konsumen sebagai bukti konsumen telah lunas membayar. Faktur lembar kedua
diarsip pramuniaga.
Sore hari, total faktur lembar kedua dari penjualan
sepanjang hari harusnya cocok dengan saldo kas yang ada di tangan kasir. Total
kas dan seluruh faktur akan diserahkan ke pemilik toko pada saat tutup toko.
} Rahmat
Harianto 15061094
} Rosa Erwina Ayu Syafitri
15061098
} Avika Oktanti
15061099
} Rizka Putri Sartiwi 15061100
Tidak ada komentar:
Posting Komentar